Ai auzit si te-ai si gandit si tu la externalizarea unui anumit tip de servicii din compania ta? Sau chiar chiar ai primit acest proiect de la seful tau si nu prea ai idee cum si de unde sa incepi ?

Ei bine… pana la un mini ghid de outsouricing pe care iti promit ca o sa-l gasesti cat de curand pe acest site as vrea doar sa-ti arat la ce anume ar trebui sa te gandesti si sa fii atent cand ai in grija ta o astfel de sarcina.

In alegerea furnizorului de outsourcing cred ca este cel mai bine sa pleci de la ideea ca exista specialisti care stiu sa faca mai bine ca tine (organizatia ta) un anumit serviciu. Externalizarea mai poate insemna si ca te-ai gandit la niste reduceri de costuri si acest lucru poate fi facut mai bine tot de catre experti.

Daca ai stabilit acest lucru atunci  poti continua gandind schimbarea si poti incepe munca de cercetare si alegerea furnizorului.

Incepe sa discuti cu managementul care sunt obiectivele voastre si ce sperati sa obtineti prin externalizare. Riscurile sunt inevitabile pentru orice schimbare si de aceea este esential sa le cantaresti cu maxima atentie si sa gandesti care ar fi alternativele pentru  cazul in care externalizarea se dovedeste a fi nereusita. In cele din urma, o multime de oameni vor fi afectati de decizia pe care o luati asa ca este pur si simplu vital sa gandesti si sa cercetezi cat mai in amanunt in asa fel incat nimic sa nu ramana la voia intamplarii.  Trebuie sa planifici cum sa va pozitionati fata de toti cei implicati – angajati, furnizori si in special clientii pe care ii aveti. Acestia din urma nu au de unde sa stie ca tu ai serviciul externalizat si vor percepe actiunile ce deriva din acesta ca fiind facute de tine.

Dupa ce ai luat in considerare toate avantajele pro si contra si ai finalizat planurile de lucru, atunci este timpul sa incepi sa cauti un furnizor de servicii de outsourcing. La acest stadiu, poate nu este rau sa iei in calcul si un consultant de analiza de procese care te poate scuti de o munca importanta si riscanta. Daca totusi vei face singur munca, atunci, contacteaza cat mai multi furnizori inainte de selectia propriu zisa pentru a-i cunoaste mai bine.

Pentru ca este un proces complex cu multe riscuri recomandarea mea este sa faci alegerea in urma unei licitatii. In cadrul procesului de licitatie  ia in considerare experienta furnizorilor in industria similara cu a ta, preturile, specializarile, referintele clientilor lor, infrastructura si managementul. Pastreaza permanent in minte ideea ca in final ceea ce ai nevoie  este un furnizor care trebuie sa-ti  satisfaca nevoile pe termen lung.  In caietul de sarcini exprima clar ce asteptari ai  de la furnizor referitor la: responsabilitati, comunicare, performanta si solutionarea problemelor.

Dupa ce ai finalizat licitatia si ai ales furnizorul cel mai bun pentru externalizarea serviciului respectiv este timpul sa faci transferul acestuia catre furnizorul cu care ai semnat contractul de outsourcing. Nu uita ca munca ta nu s-a incheiat in momentul semnarii contractului. Pentru a asigura succesul, trebuie sa fii implicat activ pe parcursul intregului proces – de la selectie pana la implementare pentru a te asigura ca se respecta toti termenii contractuali.

Iti sugerez sa stabilesti tot contractual si o perioada de adaptare pentru toti cei implicati, eventual sa nu facturezi penalitati una sau doua luni daca lucrurile nu merg tocmai „unse” de la inceput. Este firesc sa mearga putin mai lent decat te astepti tu. Compania ta trebuie sa ia in calcul in aceasta perioada si faptul ca ar trebui re-instruiti si la rigoare chiar schimbati orice participanti la proces care nu respecta standardele sau care nu fac fata serviciului la standardul impus de voi. Ce ai tu de facut aici ca buyer? Doar sa pastrezi un contact cat mai strans cu beneficiarul intern pentru a sti exact ce ai de discutat si negociat cu furnizorul.

Ultima sarcina in calitate de buyer este evaluarea performantei furnizorului, evaluare ce va trebui sa o faci cu periodicitate, permanent pe durata derularii contractului.

In cazul in care furnizorul nu performeaza ai, bineinteles, optiunea inchiderii contractului si poti alege un alt furnizor sau poti sa revii la formula dinaintea externalizarii pentru a ramane la performanta dorita. Nu uita insa ca riscurile sunt uriase si nu te poti „juca” cu implicatiile.

Sper ca ti-am fost de ajutor si iti urez

Spor la treaba!