Atunci cand incepeti un proces de selectie de oferte pentru o  categorie de produse/servicii, trebuie sa luati in considerare tipurile si numarul de furnizori ideali existenti in baza voastra de date ca si clienti actuali sau potentiali pentru a avea cea mai mare probabilitate de a semna contracte sau a lansa comenzi  bazate pe o viitoare relatie reciproc avantajoasa.

Exista  experti in achizitii care  spun: “Cheia pentru o performanta superioara a furnizorilor  este masurarea performantei acestora.” Pot spune  fara echivoc ca aceasta afirmatie este un mit.

Da, este adevarat ca masurarea performantei furnizorilor este esentiala pentru imbunatatirea ei. Cu toate acestea, in primul rand, elementul cel mai important in obtinerea performantei superioare a furnizorilor este alegerea furnizorului potrivit pentru livrarea produsului/serviciciului dorit de noi.

Nu exista un mod sigur de selectare a unui furnizor a carui performanta sa nu dezamageasca niciodata pe parcursul colaborarii. O sa va intrebati: totusi, cum fac sa anticipez cat mai aproape de realitate nivelul de performanta, in asa fel incat probabilitatea unei performante scazute sa fie cat mai mica?

Din punctul meu de vedere exista trei intrebari care va vor ajuta sa anticipezi mai bine performanta viitoare a furnizorului:

1. Categoria de achizitii pentru care il invit la selectie este competenta principala sau de baza a furnizorului? Unii furnizori fac doar un singur lucru si pe acela il fac foarte bine sau bine. Altii fac o multime de lucruri, dar se specializeaza in unul singur.  Aceasta arie de specializare se numeste o competenta de baza.

Ca exemplu, un furnizor de papetarie poate oferi, de asemenea, servicii de tiparire, iar un producator de calculatoare poate sa produca si imprimante, dar trebuie sa identificati competenta de baza a furnizorului. Daca achizitionati produse sau servicii in afara competentei de baza a unui furnizor, riscul de performanta slaba este mai mare.

Pentru toate produsele pe care le ofera un furnizor, puteti face o clasificare a acestuia in baza voastra de date si aplicatia voastra de evaluare a performantei furnizorului pe diferite categorii de produse/servicii, daca este cazul.  Pentru a reusi acest lucru puteti lua ca model un antrenor al unei echipe de fotbal. Acesta isi va imparti lotul de jucatori in: prima garnitura, garnitura a doua, juniori si daca este cazul chiar echipa de sperante. Veti aborda fiecare meci  cu echipa ideala . Asa cum un antrenor nu isi doreste sa joace finala cu jucatori din garnitura a doua nici voi nu veti dori sa cumparati produsele sau serviciile pentru un proiect de importanta majora de la un furnizor care nu le are ca si produse  de baza in portofoliul lui,  asa avand mari sanse sa nu performeze foarte bine.

In toata cariera mea in achizitii, am vazut multe probleme aparute din aceasta cauza a achizitionarii in afara competentei de baza a furnizorului , pe sistemul integrator de proiect, sau pe sistemul optimizarii numarului de furnizori sau de comenzi. In cazul in care categoria respectiva nu este competenta de baza a furnizorului, atunci cand aveti un bun furnizor, instinctul va va spune sa faceti cat mai multe contracte sau comenzi cu acel furnizor, indiferent ce produse vinde acesta.

Sunt sigura si ca ati  auzit multe “mantre” de la conducerea companiei cum ar fi: reducerea numarului de furnizori, optimizare cheltuieli vs buget proiect, parteneriat strategic cu furnizorii. Toate acestea sunt inițiative bune atunci cand sunt aplicate corect.

Doar pentru ca un furnizor este bun pe o categorie de produse sau servicii nu garanteaza succesul furnizorului si pentru alte categorii de produse.

Misiunea voastra este sa va asigurati ca nu sunt aplicate incorect. Ca profesionisti in domeniul achizitiilor, treaba voastra este de a educa pe ceilalti din organizatie cu privire la micile nuante.

Acordarea de “non-core business” unui furnizor este una dintre acele nuanțe care poate face diferenta dintre succes si esec.

2. Ce experienta are furnizorul cu cerintele proiectului meu? Aflati daca furnizorul a mai vandut produse sau servicii cu specificatii similare, cu timpi de plata sau de livrare asemanatori, unor clienți de dimensiuni similare din industrii similare. Cu cat experienta de succes a furnizorului este mai asemanatoare cu cerintele voastre, cu atat este mai probabil ca furnizorul sa performeze bine pentru voi.
3. Cum va afecta achizitia mea capacitatea furnizorului? Exista inca o probabilitate semnificativa ca furnizorul sa nu reuseasca decat daca se confirma capacitatea lui de productie/livrare. Capacitatea reprezinta persoanele, echipamentul si / sau spatiul disponibil pentru a va onora comenzile. Doar pentru ca un furnizor reuseste cu un client similar organizatiei voastre nu inseamna ca are resursele necesare pentru a duplica acel succes simultan. Pentru contractele critice, aveți nevoie sa aveti confirmarea furnizorului pentru  detalii despre modul in care acesta va aloca persoane, echipamente si spatiu de productie pentru comenzile voastre. Sunt acele resurse utilizate astazi? Aceste resurse provin dintr-un proiect care se incheie sau vor angaja resurse noi?  Acest lucru s-ar putea sa va coste crestere de pret  acum sau ulterior. Ca o masura suplimentara, cel mai bine este sa organizati o vizita la fata locului pentru a gasi raspunsuri reale la aceste intrebari inainte de a acorda sansa furnizorului de a se prezenta la licitatie sau chiar la selectia de oferte.

 

Cu ajutorul acestor trei intrebari sunt sigura ca va va fi mult mai usor in alegerea corecta a furnizorilor pe care ii veti invita la o selectie de oferte si in acest caz mie nu imi mai ramane decat sa va urez

 

Spor la treaba!