Stiu ca sunt organizatii in care buyerii beneficiaza de suportul departamentului juridic in redactarea si gestionarea contractelor cu furnizorii, dar – ….ah!, acest „dar” – stiu la fel de bine ca exista si organizatii in care buyerii nu au acest ajutor.  Si iata ca acum achizitiile, in sfarsit, au posibilitatea de a se implica mai mult in gestionarea contractelor.

Bun! Cum sa fac sa ma asigur ca implicarea mea este cea corecta si pana la final reusesc sa produc rezultatele asteptate de la mine?

Implicarea celor din departamentul de achizitii inceteaza in mod traditional dupa ce contractul a fost semnat si inmanat echipei operationale din cadrul companiei. O implicare mai profunda pe tot parcursul ciclului de viata al unui contract, este inca rara, chiar daca este de fapt solutia cea mai potrivita.

Si acum, hai sa vedem, concret cum putem sa gestionam eficient contractele! Pai, sa ne ajutam de o serie de intrebari precum:

1. Am o intelegere clara a ceea ce se doreste de la mine si de la ceilalti? – fara o intelegere clara a ceea ce este necesar, este dificil sa inteleg unde trebuie sa merg.
2. Simt ca am cunostintele si experienta adecvate pentru a gestiona acest contract? – multi ignora problemele deoarece sunt pur si simplu in situatia “nu stiu ceea ce nu stiu”.
3. Am acces la instrumente utile (cum ar fi template-uri, aplicatii interne, platforme, etc.)
4. Am in prezent un plan clar si documentat pentru managementul contractelor? – va amintiti ca este o vorba care spune ca daca esuezi in a planificare, de fapt planifici esecul.
5. Am o modalitate de comunicare stabilita si clara cu furnizorul? – aici  se includ intalniri oficiale,  un singur punct de contact in asa fel incat orice problema apare sa poata fi rezolvata din timp fara sa fie nevoie de escaladare sau de perioade lungi de timp care vor agrava problema.
6. Are furnizorul o intelegere profunda a organizatiei mele si intelege exact rolul lui in proiectele noastre? – Pentru ca va inteleg business-ul veti obtine mai mare valoare adaugata de la partenerii care lucreaza cu voi.
7. Primesc rapoarte utile de la furnizor? – daca nu le aveti atunci veti consuma timp pentru a le face voi.
8. Sunt implementati indicatori de performanta pentru furnizor? – acestia va ajuta sa va concentrati pe imbunatatirea performantei si nu pe masurarea ei.
9. Cat de mult din valoarea pe care organizatia a anticipat-o la inceputul contractului s-a obtinut? – la inceputul contractului furnizorul isi asuma niste rezultate. Sunt atinse aceste rezultate? Cand cheltuiesti sume semnificative de bani, vrei sa ai certitudinea ca rezultatele sunt cele asteptate.

Sper ca v-am dat cateva idei de unde ati putea sa incepeti gestionarea furnizorilor si va doresc

Spor la treaba!