De mult vreau sa scriu, sa impartasesc ce gandesc despre analiza  cheltuielilor in companie, analiza facuta in departamentul de achizitii, procurement.

Asadar, iata mai jos opinia mea, cu bune si cu rele despre ceea ce inseamna si care este importanta a ceea ce in procurement numim  „spend analysis”.

Analiza cheltuielilor cu furnizorii permite echipelor de achizitii profesioniste sa ia mult mai usor decizii strategice si in acelasi timp confera  o vizibilitate mai mare asupra activitatii furnizorilor, a performantei lor  si consolidarea resurselor pentru un avantaj competitiv.

Insa, in privinta inovatiei in gestionarea lantului de aprovizionare, cred ca este mai mult de facut – in special in ceea ce priveste modul de utilizare a analizei cheltuielilor pentru a obtine avantajul strategic de care vorbeam mai sus.

Desi din ce in ce mai multe companii folosesc tehnologia pentru a gestiona achizitiile, contractele si furnizorii, multe dintre aceste sisteme nu ofera vizibilitatea asupra  intregului  lant de aprovizionare.  Aceasta lipsa de vizibilitate cred ca face diferenta reala intre cheltuielile tuturor departamentelor din organizatie.

Si acum iata unde vad eu asemanarea cu ceea ce simplu numim canotaj.  Barca regina de 8+1 ne incanta mereu ochiul atunci cand o urmarim in competitii pe diverse baze nautice. Sa mai spun ca ne umple si sufletul daca este un echipaj romanesc si obtine si medalia de aur? Nu mai spun pentru ca o stiti si voi foarte bine. 🙂

Canotajul este un sport care solicita forta, suplete, coordonare si rezistenta si in acelasi timp implica un grad mare de efort fizic.

Echipajul regina este cel de 8+1. Unu este carmaciul.  „Rolul carmaciului. Ca unii zic, ce face ala acolo? Nu, carmaciul are obligatia, in primul rand, sa mentina barca pe trasa ideala. Caci daca incepe barca si se plimba pe culoar, stanga-dreapta……… N-ai sa gasesti niciodata oameni perfect egali. Stanga e mai tare. Sau invers. Conteaza cum bate si vantul. Iar barca trebuie sa mearga perfect drept.”¹ .

Cam asa si cu rolul analizei de cheltuieli si cu rolul departamentului de achizitii.

Pentru a spori cu adevarat performanta organizatiei eu cred cu tarie ca o analiza profunda  a cheltuielilor facuta in procurement este absolut esentiala nu numai pentru a controla costurile, ci si pentru a intelege si a coordona mai bine modul in care cheltuielile afecteaza performanta organizatiei. Doar asa poti sa-ti exerciti functia de departament de suport. Oferind celorlalti produse, materiale si echipamente la preturile potrivite, bazandu-te pe date concrete pentru a-i ajuta si a-i determina sa produca sau sa vanda intr-o maniera care sa faca diferenta reala in piata in care activeaza.

Este datoria departamentului de achizitii, procurement sa ofere forta, suplete si coordonare intregii organizatii prin munca pe care o depune.  Stiu ca pentru asta efortul este mare, dar performanta fara efort, munca si disciplina nu exista.

Ce ar fi de facut pentru a analiza cheltuielile?

• Identificarea oportunitatilor de „saving”: Cand se identifica domeniile specifice de cheltuieli, se poate face o segmentare in continuare a acestor cheltuieli pe furnizor pentru a intelege ce sursa ofera cele mai bune oportunitati de „saving”. Facand aceasta segmentare se pot utiliza informatiile pentru a negocia cu furnizorii reduceri mai mari si implicit se poate face consolidarea achizitiilor cu furnizorii care ofera cele mai bune preturi sau conditii.
• Evaluati performanta furnizorului. Analiza cheltuielilor va permite sa examinati toti furnizorii  pentru a identifica unde apar dependentele, excesele de consum,  problemele de calitate, riscurile potentiale si multe altele. Puteti aloca si clasifica indicatorii principali de performanta care sunt cei mai importanti pentru compania voastra si apoi ii utilizati ca indicatori in cadrul activitatii cu furnizorii.
• Verificati si urmariti conformitatea contractelor. Contractele atribuite trebuie sa fie examinate si negociate in permanenta pentru a va asigura ca obtineti cea mai buna valoare pentru ce cumparati. Analiza cheltuielilor este o oglinda a manierei in care sunt respectate contractele. In plus va asigurati ca furnizorii  respectata preturile contractuale negociate anterior de voi  si ca se aplica reducerile pe care le-ati obtinut.
• Furnizati date pentru planificare (forecast). Daca stiti exact unde ati fost, unde va situati in prezent cu preturile si cheltuielile este  mult mai probabil sa ajungeti acolo unde ar trebui sa fiti. Avand vizibilitate asupra  cheltuielilor, puteti sa luati mai multe decizii despre relatiile cu furnizorii, astfel incat sa puteti imbunatati procesele, iar deciziile vor avea la baza informatii concrete si nu vor lasa loc de discutii inutile cu furnizorii.
• Comparatii cu piata. Identificarea obiectivelor, stabilirea obiectivelor si urmarirea imbunatatirilor interne sunt critice pentru obtinerea performantei. Comparatia cu piata reprezinta masura de baza in activitatea de autoevaluare. Analiza cheltuielilor va poate ajuta sa creati repere interne, astfel incat sa puteti monitoriza performantele  furnizorilor si sa faceti modificari pentru imbunatatirea continua in intern, astfel incat organizatia in care lucrati sa ramana competitiva.

Astfel, analiza cheltuielilor va permite sa previzionati cat mai aproape de realitate, sa puteti planifica strategic in avantajul vostru. Puteti vedea imaginea de ansamblu, puteti intelege mai bine impactul acesteia asupra performantei in general. Ce cumpara organizatia  voastra? Cum se cumpara? Cat se cumpara? Vizibilitatea asupra cheltuielilor va permite sa imbunatatiti procesele si sa simplificati procedurile pentru a imbunatati operatiunile.

In concluzie, mentineti barca pe trasa ideala!

 

 

Nota ¹ : Interviu Elisabeta Lipa pentru rubrica SportNews, ziarul Libertatea, 25 martie 2015